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                    智能檔案柜為何能人1個人做5個人的工作

                    日期:2022-04-26 15:33:31
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                    智能檔案柜為何能人1個人做5個人的工作

                    隨著科技不斷進步,現在已經逐漸步入只能化時代,很多東西都開始變得智能,人們生活也變得越來越方便。其中最大改變就是檔案管理,以前需要5個人完成的工作,現在只需要一個人就可以完全,為什么可以做到這一點,現在就來看看智能檔案柜的好處。


                    1. 尋找檔案更簡單

                    以前尋找檔案非常麻煩,因為一個大企業檔案實在太多,如果領導急要,一個人根本找不過來,所以以前檔案管理至少需要3-5個人才能做好這件事。要知道檔案每年都要整理,并不是丟在檔案室就不管不顧,自然需要人手比較多。

                    以前尋找檔案,需要一個個檔案去翻,如果檔案沒有被動過還好說,如果曾經有人動過檔案,但是又沒有告知檔案管理員,找起來可能會讓人暴走。

                    但是有智能檔案柜以后完全不同,每個檔案都會進行編碼,檔案在哪里從系統上可以一目了然,如果系統搜索不到,證明檔案已經被去走。


                    2. 容易追蹤檔案在誰手里

                    以前沒有智能檔案柜,都是依靠人手進行登記,有時候檔案管理員不在,可能說一聲就拿走了,事后也忘記登記,這樣找起來就會非常麻煩。但是有檔案柜以后,不管誰取檔案都需要錄入信息,這樣檔案在誰手里一目了然。


                    有智能檔案柜以后,檔案無論是整理,還是取還都非常方便,企業也不需要太多人去管理,這樣無形中就可以減少企業用人成本。

                     


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